Système de saisie et de gestion des idées

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«Pour que la boîte à suggestions fonctionne!»

Toute organisation peut devenir un endroit inspirant pour travailler


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© SOMA Consultants inc. 2009

Par Guy Caron ing., conseiller en efficacité organisationnelle et animateur agréé en Forum ouvert.


Note: Le genre masculin a été utilisé


Contexte

Vous voulez innover ? Qui n’a pas essayé ou voulu mettre en place un système de boîte à suggestions pour récolter les idées des employés ou des membres d’un groupe ? En fait, lorsqu’on désire innover, c’est généralement la première chose à laquelle on pense. Malheureusement, les expériences ne sont pas toujours concluantes et plusieurs abandonnent après quelques mois, faute d’avoir suffisamment de participation ou les moyens de mettre en œuvre les suggestions apportées. Doit-on pour autant abandonner le système de boîte à suggestions ?  Certainement pas... mais à condition de respecter certains principes.

Les principes qui suivent vous aideront à réussir l’implantation de votre première idée novatrice : la « boîte à suggestions ! »

Un processus

Principe #1 : La boîte à suggestions fait partie d’un processus.

Les systèmes de saisie et de gestion des idées servent àassurer la participation de tous les membres d’un groupe au processus d’innovation. Tous les systèmes de gestion des idées supposent la participation d’un grand nombre d’employés qui sont ainsi appelés à exercer une influence directe sur l’avenir de l’entreprise. Pourquoi ces systèmes ne fonctionnent pas toujours ? Généralement, les raisons pour lesquelles ces systèmes ne donnent pas les résultats attendus sont : des intentions initiales floues et un manque d’intérêt et de moyens pour implanter les bonnes idées. Cela se produit habituellement lorsqu’on fait appel à ces systèmes dans le seul but de motiver les employés sans avoir une ferme volonté d’innover.


Pour innover, il ne suffit pas simplement d’avoir de bonnes idées, il faut également que ces idées supportent les priorités commerciales de la compagnie et qu’elles soient misent en oeuvre. La gestion des idées consiste donc à colliger, développer et retenir des idées qui correspondent aux objectifs de l’entreprise. La gestion des idées est un processus formel, auquel les entreprises ont recours pour solliciter des idées commerciales prometteuses auprès de leurs employés et, dans certains cas, de leurs clients et fournisseurs. Ce processus comprend les grandes étapes suivantes : le ciblage (objectif de la cueillette d’idées), la saisie (la suggestion d’idées), la sélection (l’analyse des idées prometteuses  selon les critères établis lors du ciblage) et la mise en œuvre.


Le ciblage

Principe #2 : Communiquer l’objectif de la cueillette d’idées et fixer un délai. 

Les études ont démontré que les campagnes ou opérations limitées dans le temps apportent les meilleures idées applicables, en qualité et en nombre. Sur le graphique, nous voyons que le simple fait de cibler un objectif précis fait augmenter considérablement  le nombre d’idées; et si à cela, on ajoute une période de temps limite pour donner ses idées, les résultats sont impressionnants. De plus, avec un grand nombre d’idées vient une plus grande possibilité d’obtenir des idées de qualité vraiment novatrices. Les systèmes efficaces reposent donc explicitement sur une recherche d’idées ciblées plutôt que sur un ensemble d’idées générales ou spontanées.



La sélection

Principe #3 : Si l’objectif de la saisie appuie une priorité commerciale, il y aura un intérêt manifeste pour procéder à la sélection des bonnes idées.
 

Les ressources pour faire le travail sont de plus en plus limitées. Dans le cas où la cueillette d’idées repose sur un ensemble d’idées générales ou spontanées, il manque souvent de temps ou d’intérêt lorsque vient le moment de consacrer les efforts nécessaires à la sélection des bonnes idées. Les idées sont-elles mauvaises ? Certainement pas. Mais il y a d’autres choses encore plus prioritaires, dira-t- on. Cependant, si la saisie d’idées s’inscrit dès le début dans le cadre d’une priorité d’affaires pour l’entreprise, on trouvera alors, de toute évidence, la volonté et les ressources nécessaires pour sélectionner les meilleures idées.

L’entreprise doit disposer d’un moyen qui permette de filtrer les idées proposées de façon rapide et peu coûteuse du point de vue du personnel administratif nécessaire pour s’en occuper. Le processus de sélection peut être rigoureusement défini, confié à des personnes désignées et fondé sur des critères d’évaluation objectifs, ou confié à des équipes organiques et jugé par des pairs.


La mise en oeuvre

Principe #4 : Si le délai fixé pour la saisie s’insère dans la planification d’un projet prioritaire, il y aura les ressources nécessaires pour développer et mettre en œuvre les bonnes idées.

Nous confondons souvent créativité avec innovation. La créativité est essentielle à l’innovation, mais n’en constitue qu’une étape. La créativité est la capacité de développer de nouvelles idées qui ajoutent de la valeur à l’entreprise. Toutefois, si une idée n’est pas implantée, elle ne serre à rien. Ainsi, la mise en œuvre, est l’étape cruciale de l’innovation. Le fait d’insérer la saisie d’idées comme une étape à l’intérieur d’un échéancier d’un projet important pour l’entreprise, augmentent considérablement les chances que les bonnes idées soient implantées le moment venu.  Le processus de saisie est alors plus crédible aux yeux des employés, ils comprennent mieux l’influence qu’ils peuvent avoir dans l’entreprise, et tous savent qu’ils connaîtront les résultats de la sélection rapidement.

Voici un exemple qui illustre l’application des principes énumérés précédemment. Une compagnie de téléphonie cellulaire décida un jour de mobiliser tout son personnel pour développer de nouvelles fonctionnalités pour ses téléphones. Les objectifs furent affichés sur l’intranet et une période de deux semaines allouée pour la saisie des idées. Le processus de saisie était fort simple : le courrier électronique. Résultats : un fort taux de participation et les idées retenues furent mises en oeuvre et communiquées à tout le personnel. Naturellement, un système reconnaissance approprié fut également mis en place.


Solutions durables

Pour le développement et la mise en œuvre de solutions durables, nous avons recours à une approche participative. La motivation et la passion qui émergent généralement des employés qui participent au développement des solutions sont des facteurs déterminants pour la viabilité d’un changement.


Conclusion


Dans le passé, le système de saisie et de gestion des idées se faisait en grande partie sur papier. Mais maintenant, grâce à l’évolution d’internet et de la bureautique, le processus de gestion des idées peut être en grande partie informatisé. À cet égard, les approches sont variées et plusieurs options sont offertes dans la mesure où la technologie évolue rapidement. Il n’en demeure pas moins que les meilleures idées surgissent parfois hors programme, en utilisant un format Word ou le courriel. Aussi importe-t-il que le système de gestion des idées retenu offre des possibilités d’intégration des suggestions de toute provenance.