La communication

«Je pense que tu penses que je pense que tu penses que....»

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Toute organisation peut devenir un endroit inspirant pour travailler


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© SOMA Consultants inc. 2007

Par Guy Caron ing., conseiller en efficacité organisationnelle et animateur agréé en Forum ouvert.


Contexte

L’analyse des résultats du sondage Trust Index© mené récemment pour un client, nous a indiqué, malgré un excellent score, qu'il y avait parfois des écarts supérieurs à 40% entre la perception des employés et celle de la direction pour un énoncé donné. Comment cela est-ce possible ?  La communication ! Voici quelques éléments à se rappeler au sujet de la communication qui vous aideront à créer un environnement de travail inspirant©.

1. Dans les deux sens

Une communication efficace invite à un dialogue dans les deux sens. Dirigeants et gestionnaires fournissent de l’information claire et constructive. Les mécanismes nécessaires sont offerts aux employés, ce qui leur donne l’occasion d’amorcer des discussions au sujet d’information qu’ils peuvent avoir besoin ou qu’ils voudraient entendre.

Des aptitudes de communication positive permettent à la direction d’entendre et de s’occuper des rumeurs avant qu’elles commencent. Si les employés savent que leurs dirigeants sont ouverts avec eux, ouverts au dialogue lorsqu’ils ont des problèmes, il ne sera pas nécessaire de combler les trous avec des suppositions. Une communication claire permet aux employés de satisfaire les attentes de la direction, de bien choisir les priorités afin d’être plus productifs.

Qu’en pensez-vous ?

•Dans quelle mesure croyez-vous que de tenir les employés bien informés, contribue à bâtir la confiance au sein de l’organisation ?

•Avez-vous un plan de communication interne ?

•Agissez-vous conformément à ce que vous avez communiqué ?


…que pourriez-vous entreprendre pour améliorer la situation ?


2. Informative

Les employés désirent être tenus informés sur les sujets importants et les changements dans le milieu de travail.  Agir de cette façon aide les employés à comprendre oùl’organisation se dirige et comment ils se situent dans le plan général. Ceci permet de travailler avec plus d’efficacité, et d’aborder de façon proactive de fausses informations et les rumeurs potentielles.

Lorsque la direction nous communique clairement ses attentes, les employés sont capables de fixer leurs propres buts, de choisir de façon appropriée leurs priorités et ils ont confiance de savoir où ils se situent aux yeux de la direction. 

Qu’en pensez-vous ?

•Dans quelle mesure vos employés se sentent-ils suffisamment au courant des problématiques décisionnelles et des changements importants ?

•Les objectifs fixés par la direction sont-ils clairs et bien expliqués ?

•Si une situation n’est pas claire, les employés posent-ils facilement leurs questions à la direction ?

…que pourriez-vous entreprendre pour améliorer la situation ?

3. Accessible

Lorsque la direction répond aux questions sensées directement par des réponses claires, les employés sont capables de se concentrer sur leurs tâches au lieu d’essayer de décoder les réponses. Même lorsque la direction doit dire de l’information que les employés n’aimeront pas, il est plus bénéfique de le dire clairement et de ne pas laisser traîner. Les employés apprendront de ces interactions qu’il est important d’être honnête et franc dans leur organisation.

Être accessible et facile à aborder est une façon simple d’encourager et d’établir une bonne relation avec les employés qui soutiendront une communication réciproque.


Qu’en pensez-vous ?

•Les employés peuvent-ils poser n’importe quelle question raisonnable à la direction et obtenir une réponse claire, rapidement ?

•La direction est-elle accessible et ouverte au dialogue ? Vos employés sont-ils de votre avis ?

•Vos moyens de communication sont-ils créatifs?

…que pourriez-vous entreprendre pour améliorer la situation ?


Quelques exemples

© 2007 Great Place to Work® Institute Canada

À Softchoice Corporation, la direction de Softchoice promouvoit la communication créative et informative avec DMac Show. Crée comme sous- produits de Larry King Show, le président de Softchoice Dave MacDonald anime une conférence téléphonique mensuelle nommée «DMac Show » pour revoir les résultats de vente du mois passé, discuter des initiatives futures et répondre aux questions des employés.

À Fuller Landau LLP, la direction de Fuller Landau accueille un dîner mensuel appelé « Vendredi avec Michael ». Lors de cet évènement, chaque membre d’équipe (excluant les associés) est invité à un long dîner rencontre (pourvu et payé par la firme) avec l’associé directeur, Michael Epstein. Michael fait une mise à jour des récentes activités de la firme et des nouveaux développements à l’équipe et ensuite permet la pose de questions anonymes provenant de la salle ou des problèmes à résoudre de la part des membres de l’équipe (ils prennent la forme de mémo sur une note adhésive collée sur le mur), auxquelles Michael répond sur-le-champ.

Kingfisher Oceanside Resort & Spa, démontre une communication informative en tenant régulièrement un déjeuner « oiseaux de nuit ». Ceci est conçu pour tout employé qui travaille fréquemment des quarts de travail de nuit (comme la sécurité et le personnel du nettoyage). Trois fois par année, ce groupe s’assoit avec la direction générale et le comité de planification devant un déjeuner chaud tout juste sorti du four. C’est un départ dès 6 heures le matin ! Occasionnellement, si une rencontre ne coïncide pas avec les horaires de tout le monde le matin, la direction appliquera le même concept et accueillera un souper « oiseaux de nuit » au début du quart de travail. Ce forum ouvert pour l’équipe de nuit leurs donne la chance de dire à la direction comment ils vont, qu’est-ce qu’ils ont besoin et permet à tout le monde de tisser des liens.

Sources : Adapté avec la permission de Great Place to Work® Institute Canada