Conseils d’administration efficaces

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© SOMA Consultants inc. 2007

Par Guy Caron ing., conseiller en efficacité organisationnelle et animateur agréé en Forum ouvert.

Contexte

 «Une bonne gouvernance entraîne la motivation, le succès et du plaisir de se réunir.  »


Désireuses de s’impliquer  dans la société ou de supporter des causes qu’elles ont à cœur, plusieurs personnes choisissent de se joindre à un conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif. J’ai personnellement fait ce choix il y a plus de vingt ans. Est-ce que je crois toujours à la raison d’être de cet organisme ? Certainement ! Mais si  j’y suis demeuré tout ce temps, c’est en grande partie à cause de la qualité de son conseil d’administration. Une bonne gouvernance entraîne la motivation, le succès et du plaisir de se réunir. Toutefois, ce n’est pas le cas de tous les conseils d’administration. Le manque de leadership et d’organisation entraîne l’inefficacité et l’essoufflement des administrateurs.  Comment éviter cela ? Voici cinq principes qui vous aideront à augmenter l’efficacité de votre conseil d’administration.

1. Orientation passionnante : « L'efficacité d'une action ne se mesure pas uniquement à son efficacité mais aussi à sa pertinence. »

Préciser clairement l'orientation de l'organisme constitue le premier pas vers l'efficacité. Comment s'assurer de poser les bons gestes ou faire les bons choix tout au long de l'année? En établissant au préalable la vision et la raison d'être de l'organisation; et en ayant une idée claire du chemin pour s'y rendre ainsi que les risques associés. Les efforts de planification faciliteront grandement la prise de décision au sein de l'organisme et aideront le CA à jouer son rôle plus efficacement. La planification assure la stabilité et la croissance de l'organisme. Ce n'est pas tout, l'orientation se doit d'être passionnante ! Le CA doit compter sur des administrateurs convaincus de la cause de l'organisation, sans quoi, le niveau de participation peut s'amenuiser et affecter sérieusement son développement.


Qu’en pensez-vous ?

•Votre conseil d’administration a-t-il déterminé les grandes orientations de l’organisme et demandé à la direction générale de préciser les stratégies et les moyens pour suivre les progrès ?

•Êtes-vous capable de résumer l'ensemble des activités de l'organisation sous forme de produits et services.

•Les attentes du conseil d’administration envers la direction générale sont-elles claires ?


… que pourriez-vous entreprendre pour améliorer la situation ?


2. Fonctionnement efficace : « Savoir ce qu’il faut faire et savoir bien le faire »


« Qui n’a pas les moyens de ses ambitions a tous les soucis » Talleyrand. 

Le fonctionnement efficace du conseil d’administration est un facteur important qui favorise la réalisation de son mandat. En effet, on peut fort bien décider de faire le tour du monde en bateau, mais encore faut-il s’assurer que notre équipage dispose des vivres et des outils nécessaires pour entreprendre le voyage, que chaque membre de l’équipage connaisse son rôle et que les relations entre les personnes soient marquées de respect et d’ouverture. Or, nous croyons que la capacité d’un conseil d’administration de bien gouverner s’appuie avant tout sur une mécanique bien huilée. Qu’est-      ce que le fonctionnement efficace ? Ce sont des rôles et responsabilités clairement établies, des réunions bien préparées, un processus d’accueil pour les nouveaux administrateurs, etc. Un conseil qui se préoccupe de son fonctionnement a de fortes chances d’avoir à son bord des membres satisfaits. De plus, en améliorant le fonctionnement de votre conseil, vous ouvrez la voie à l’amélioration continue de vos façons de faire.


Qu’en pensez-vous ?

•La gestion de vos réunions et des divers comités est-elle efficace ?

•Le mandat du conseil d’administration, les responsabilités de ses membres (président et admnistrateurs) et les modes de fonctionnement sont-ils définis et compris de tous ?

•La direction générale apporte-t-elle au conseil d’administration des informations suffisamment claires pour réfléchir ou prendre des décisions efficacement ? 

3. Leadership partagé : « L’influence - la vraie mesure du leadership »

Le leadership permet aux membres du conseil d’administration d’influencer le cours des choses en maintenant le cap sur la vision. La vie et la progression d'une organisation dépend largement de l'influence que les membres sont encouragés à exercer dans leurs sphères d'activités ou ailleurs. Et pour être novateur, il faut que les membres d'un conseil puissent compter sur le réservoir de connaissance et les idées des autres. Notre futur comme membre d'un conseil d’administration ou d’une organisation dépend de notre habileté à voir nos tâches avec une vision renouvelée, à susciter de la passion au sein de notre équipe et à créer de la cohésion dans l'action.  Le leadership partagé permettra d'augmenter la vitalité du conseil et d'ajouter de la valeur à l'organisation et ainsi d’augmenter leur chance d’intéresser et de retenir les membres compétents.


Qu’en pensez-vous ?

•Avez-vous dressé la liste des décisions qui doivent impliquer le conseil et établit son degré d’implication (décider, consulter ou informer) ?

•Insérez-vous régulièrement à l’ordre du jour une plage horaire pour développer des idées de façon proactive ?

•Y a-t-il des administrateurs intéressés de donner du coaching à d’autres membres du conseil ou de l’organisme ?


4. Culture et engagement:  « L’engagement fait en sorte qu’on se sente personnellement concerné par la réussite de l’organisation. »

L’efficacité d’un conseil d’administration se mesure non seulement à l’efficacité de ses réunions mais également à l’enthousiasme avec lequel les membres s’acquittent de leurs responsabilités. Il sera donc important pour le conseil de chercher activement à susciter l’engagement de tous ses membres. Comment ? En leur offrant un environnement de travail motivant et stimulant. En mettant en valeur leurs compétences individuelles. En reconnaissant régulièrement leur contribution. En établissant un code de déontologie selon les valeurs adoptées par le conseil.

N’oublions pas que les réunions se font souvent après une journée de travail épuisante et au sacrifice d’un temps de famille. Le président sera donc attentif à créer une ambiance de travail agréable et propice à développer l’engagement des membres.


Qu’en pensez-vous ?

•Lors des rencontres, quel intérêt portez-vous aux autres membres et à leurs situations personnelles ?

•Êtes-vous en mesure de gérer les conflits efficacement ?

•Avez-vous adopté un code d’éthique qui régit le comportement des administrateurs, de la direction, du personnel et des bénévoles ?